The Japanese Association of Student Counseling

昨日11月30日、大会公式サイトの大会参加申込フォームに不具合が生じ、一定時間、申込フォームに入力された会員の個人情報が、申込フォームにアクセスした他の学会員に閲覧可能となっていたことが判明しました。また、この期間、参加申込が完了できないというエラーも発生しておりました。

今回の件により、会員・関係者の皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、こころより深くお詫び申し上げます。 以下、今回の事態と今後の対応についてご説明させていただきます。

障害状況　

• 利用者の入力中にエラーが発生し、途中で入力が出来なくなり、途中終了したものと推測されます。その後、同サイトにアクセスすると、前の利用者が途中終了した時点での入力内容が表示される状態（フリーズして消えていない状態）となりました。また、その状態で別の利用者が登録を行なうとやはり途中で終了し、登録が不能になりました。
• 閲覧可能となっていた個人情報は、申込フォームに入力が必要な項目（氏名、所属、会員種別、会員番号、郵便番号、連絡先住所、連絡先電話番号、メールアドレス）で、その時に入力されていた項目内容です。
• なお、参加申込フォームにアクセスするためには、学会ホームページの会員専用ページにアクセスするための認証が必要であり、学会員のみがアクセスできる状態でした。
• すでに申し込みが完了している方（受付完了メールを受け取っている方）の情報は影響を受けていません。それゆえ、すでにお申込みいただいた方の保存されている情報は流出していません。

障害発生時間

判明している限りでは、2020年11月30日（月）10時33分以降～16時30分ごろまでです。ただ、この間、何人の方が閲覧されたかは現在のところ不明です。準備委員会で把握しております、情報が閲覧可能な状態となった会員の方には、個別にメールでのお詫びとご説明をさせて頂きます。

対応

• ２名の会員の方からの問い合わせにより、事務局でエラーを把握。ただちに16:30ごろに大会参加申込フォームの利用を停止（アクセスのためのリンクを切断）。
• 大会公式サイトのお知らせ欄に、お詫びの公告を提示。
• 利用していたシステムを変更し、これまでの利用実績のある学会HPのシステムを利用するように変更しました。ただ、システム上の想定外のトラブルについては、これまで長い間使ってきたシステムとはいえ、今後、障害が発生する確率は０とは言えないところもあります。本当に申し訳ございません。ご理解いただけますようお願い申し上げます。

現在の状況と申込受付再開予定

• 大会参加申込フォームの再開に向けて、最終確認中です。また、研究発表申込フォームも同様にシステムを変更いたします。
• 現在のところ１２月４日(金) 午前１０時頃に申し込み受付の再開を予定しています。どうぞよろしくお願いいたします。

ご連絡ください

障害発生時間にお申込みを頂き、個人情報が提示されていた可能性がある方、また、申込みをされたが、完了しているかどうかがご不明な方等、今回の問題でご不安な点、ご質問等がある場合は、大変お手数でございますが、大会事務局までご連絡をお願いいたします。

この度は、大会申込フォームのご利用にあたり多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。大会準備委員会では、これまで個人情報取り扱い業務にあたり、厳格な取り扱い・管理の徹底に努めてまいりましたが、このような事態が発生したことを踏まえ、今後は更なる厳格化をはかり、再発防止に全力で取り組んで参ります。 本当に申し訳ございませんでした。

2020年12月1日

日本学生相談学会第39回大会準備委員会 委員長　杉江　征